Laatumatkalla

Erilaisten järjestelmästandardien englanninkielisissä nimissä tulee esille ”XX Management System” oli sitten kyse laadunhallinnasta, ympäristökuormitusten hallinnasta, työturvallisuusriskien, tietoturvariskien jne. hallinnasta. Suomenkielisissä nimissä ”management system” kääntyy hallintajärjestelmäksi, mutta entä jos se käännettäisiinkin johtamisjärjestelmäksi? Saataisiinko johdon kiinnostusta paremmin esille ja arjessa näkyväksi? Monessa talossa ollaan aika tyytyväisiä toimintajärjestelmäsanaan, sen katsotaan purevan paremmin henkilöstöön ja herättävän laajempaa hyväksyntää kuin johtamisjärjestelmäsanan, jonka pelätään vähentävän henkilöstön sitoutumista järjestelmässä sovittuihin periaatteisiin.

Mutta sitoutuuko johto toimintajärjestelmään? Kyllä, mutta! Johdon kieli kuitenkin eroaa standardien kielestä, vaikka nykyiset standardit ovatkin varsin ymmärrettäviä. Mitä kielenkäytöstä puuttuu? Toimintajärjestelmän kieleen tulisi saada selkeä kytkentä taloudellisten tulosten saavuttamiseen. Ellei toimintajärjestelmä kaikilta elementeiltään turvaa yrityksen perustehtävän onnistumista ja tuloksen tekoa, miksi se edes olisi olemassa? Hyvän toimintajärjestelmän (johtamisjärjestelmän) pitäisi myös tukea tuloksen teon ennustettavuutta eli sisältää sellaisia elementtejä, jotka myös taloudellisessa mielessä on miellettävissä tuloskuntoa ennakoiviksi seikoiksi. Johto tekee päätöksiä, miten nykyiset standardit korostavat faktapohjaista päätöksentekoa muuten kuin puhumalla jossain määrin mittareista?

Johto jahtaa kustannuksia, miten toimintajärjestelmät tuovat tämän esille? Aika heikosti! Johtamisjärjestelmän kanssa yhdenmukaisen toimintajärjestelmän tulisi tuoda jo sanoina esille säästöt, kustannusten karsinnan ja niiden aikaansaantiin liittyvät keskeisimmät keinot kuten läpimenoaikojen lyhentämisen, ei lisäarvoa luovien prosessivaiheiden eliminoinnin jne. Samoin paljon puhutaan, että järjestelmien avulla luodaan luottamusta siihen, että asiakas saa mitä hänelle luvataan. Mutta miten se tulee selkeästi esille esim. ISO 9001:ssä? Ei paljon muuten kuin asiakastyytyväisyyssanana. Jämäkkää johtamista tukeakseen standardien tulisi uskaltaa ottaa esille se, että riittääkö prosessiemme kyky asiakaslupausten täyttämiseen, kohtaavatko asiakastarpeet ja omien prosessiemme kyvykkyys myönteisessä mielessä. Autoteollisuuden standardissa tämä sentään otetaan selvästi esille. Johdolta vaaditaan tuloksen parantamista, onnistuuko se vain hokemalla ISO 9001, ISO 14001 tai OHSAS 18001 sanoja käyttäen vain sanoja jatkuva parantaminen. Tulos ei parane ellei sovelleta hyväksi osoittautuneita kvantitatiivisia kehittämistyökaluja kuten Six Sigma, Lean, TOC jne. Standardien tulisi ainakin esimerkkeinä uskaltaa nimetä todennettuja jatkuvan parantamisen työkaluja.

Johto suunnittelee strategiatyössään erilaisia tulevaisuuksia, toimintajärjestelmästandardienkin tulisi ottaa pitempi suunnitteluperspektiivi huomioon ja asettaa selkeitä vaatimuksia sille, miten johdon kielellä laadittu tulevaisuussuunnitelma todella saadaan vyörytettyä ja suomennettua rivimiesten ja –naisten arkeen ja käsitemaailmaan istuvaksi. Nyt standardit puhuvat vain ”laatutavoitteiden asettamisesta eri tasoille”. Tavoitteet ja toiminnan ohjaus tarvitsee toimivia mittareita. Standardien mittaristokieli on vielä varsin rajallista. Tukeakseen johtamista pitäisi selkeästi ottaa esille suorituskyvyn johtaminen niin eri henkilöstöryhmissä kuin prosessitasoilla. Samalla standardien olisi hyvä puhua siitä miten eri henkilöt eri rooleissaan saadaan toimimaan yhdensuuntaisesti sen kanssa mitä johto on tulevaisuussuunnitelmassaan viitoittanut eteenpäin. Jatkuvaan parantamiseen tulisi standardeissakin selväsanaisemmin tuoda esille ongelmien ja kehittämistarpeiden vankka priorisointi. Kun suunnitelmat pursuavat erilaisia kehityshankkeita ja sitten niistä ei moniakaan saada etenemään edes alkua pidemmälle, ei ole ihme, että henkilöstö keskittyy tekemään vain perustehtäväänsä ja siirtämään kehityshankkeet pinossa aina alemmas.

Liekö hyvää johtamisjärjestelmää olemassakaan, mutta vielä olisi nykyisissä standardeissakin kielenkäytöltään ja fokukseltaan kehittämistä!